Faîtes rayonner vos évènements sur les réseaux sociaux !

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Organiser un évènement médiatisé sans passer par la case social media est un défi à part entière : shows, séminaires, incentives, concerts…Afin de conserver une image de marque qualitative, moderne et connectée, les entreprises et les agences évènementielles intègrent de plus en plus de budget pour capter les participants, partenaires et sponsors avant, pendant et après l’évènement grâce à une gestion des réseaux sociaux spécifique.

Bien préparer son évènement en amont

Deux à trois mois avant le jour J, vous devez définir les grandes lignes de votre stratégie social media dédiée à votre évènement. Quels sont les supports de communication déjà prévus, hors social media ? Quel hashtag allez-vous utiliser ? Sur quelles plateformes allez-vous communiquer ? Quelles actions webmarketing plus larges allez-vous mettre en place ?

Concernant vos supports de communication, un évènement bien annoncé est avant tout doté d’une charte graphique qui lui est propre et qui permettent de bien l’identifier : logo, flyers, programmes, page web dédiée… Dès le démarrage des opérations de communication, la définition d’un hashtag pertinent, le plus court et le plus mémorisable possible, est un passage obligatoire pour vos futures annonces sur les réseaux sociaux et pour l’organisation des animations online. Vous devez vérifier, bien entendu, qu’il n’est pas déjà utilisé ou trop générique.

Vous allez communiquer sur Facebook ? Réservez d’ores et déjà une partie de votre budget pour les opérations publicitaires : elles sont nécessaires pour réactiver les comptes et recruter un maximum de visiteurs et d’intéressés sur un labs de temps limité.

Votre ligne éditoriale pré-event doit déjà dessiner un fil conducteur précis : vous devez définir quelles thématiques seront couvertes pour poursuivre la gestion des comptes sans accroc le jour de l’évènement…

Pour prendre exemple sur de gros rendez-vous web, avec une communication social media intensive, il est intéressant de se pencher sur l’amont de l’évènement Adobe Max 2014, qui a lieu jusqu’au 8 octobre 2014 à Los Angeles. Au programme, des conférences créatives autour de l’innovation, du design, de la photographie…un évènement mondial qui se tient chaque année et qui possède une belle résonnance sur les médias sociaux.

Site Adobe Max

Le hashtag est naturellement #AdobeMax : relayé à la fois sur les comptes officiels de la société Adobe, il rayonne également sur les comptes social media créés pour l’occasion sur Twitter et Facebook, sur le blog MAX et sur le site web réservé à l’évènement qui propose un espace « Mailing list » destiné à collecter les adresses email des internautes souhaitant recevoir de l’information sur l’évènement en avant-première… Une façon simple et efficace de démarrer la communication pré-event avec une base contacts solide et un plan webmarketing long terme.

FB Adobe Max

Les différents comptes social media sont actifs tout au long de l’année, mais la communication s’intensifie les mois précédents l’évènements. Teasing, recrutement d’ambassadeurs, description des futurs programmes, présentation d’intervenants… la ligne édito n’est pas uniquement centrée sur les conférences Adobe mais sur la thématique générale de l’évènement qui en ont fait une des plus grandes manifestations créatives mondiales.

Twitter Adobe Max

A noter néanmoins : si quelques vidéos circulent sur Youtube sur la chaîne générale Adobe, aucune chaîne n’a été créée pour l’évènement. Dommage étant donné l’ampleur de l’évènement et la pertinence du live dans ce type de congrès !

Un évènement online !

Vous avez verrouillé votre ligne éditoriale avec l’ensemble des équipes de communication et annoncé l’arrivée de votre évènement tous azimuts sur les réseaux sociaux et sur le web? Ce n’est pas le moment de se reposer sur vos lauriers !

Pendant un évènement « digital », vous devez, contrairement à un évènement « standard », maintenir un certain niveau d’interactivité tout au long des opérations de communication. Votre outil de prédilection :  le live ! Et pour le live social media, les principales contraintes sont surtout d’ordre…techniques. Il faudra en effet être en mesure de proposer sur place une connexion Wi-Fi de qualité !

Lors du relai d’informations au fil de l’eau, pensez-bien à attribuer le hashtag à chacune de vos publications : sur Twitter, Instagram et Google + notamment, vos participants connectés seront en mesure de réagir rapidement à vos posts. Privilégiez un contenu visuel : photos coulisses, prises sur le vif, vidéos en live retransmises sur Youtube… ce sont des contenus précieux qui animent l’ensemble de vos comptes mais peuvent également avoir un impact sur la manifestation physique pour peu d’installer un écran de retransmission type LiveWall.

Live Wall

Tout au long de l’évènement, vous pouvez également mobiliser des équipes d’animation pour inciter les invités à poster leurs impressions sur les réseaux sociaux à travers le hashtag dédié (live-tweets), et répondre instantanément à leurs commentaires et publications. Afin de garder un oeil sur l’utilisation de votre hashtag, des outils comme TweetWally existent et sont conçus pour vous faciliter la tâche : ils vous permettent d’afficher une page spécifique à votre hashtag pour contrôler l’afflux de tweets autour de votre évènement et pourquoi pas le retransmettre en direct face aux participants.

Tweet Wally

Une règle cependant : tout poster en permanence risque de provoquer une surabondance d’informations et d’actualités. Cela peut devenir ingérable pour vous et vos équipes, mais aussi désagréable pour vos cibles sur place et sur le web…Si Twitter permet de maintenir une certaine intensité, ne dupliquez pas la méthode sur les autres plateformes sous peine d’obtenir l’effet inverse à celui désiré.

Après l’évènement : conserver l’interactivité

Grâce aux outils utilisés pendant les live-tweets et aux statistiques fournies sur la plupart des plateformes de réseaux sociaux, vous êtes en mesure d’identifier le type de publications qui a eu le plus d’impact avant et pendant votre évènement. Analyser ce type de données est primordial : notamment si votre évènement est récurrent, vous devrez sans doute réétudier la pertinence de votre ligne éditoriale et être vigilant aux réactions de la communauté que vous avez créée.

Afin de maintenir le lien qui a été créé pendant les mois précédant l’évènement et pendant celui-ci ; veillez à rester en contact direct avec les internautes, et notamment les twittos, qui ont pris le temps de réagir autour de votre hashtag. Ajoutez-les tant que possible à la liste d’abonnements du compte officiel de l’event.

Certains comptes dédiés à des opérations évènementielles ponctuelles maintiennent le cap toute l’année autour d’actualités pour conserver une communauté et une médiatisation toujours plus forte. C’est le cas du compte Twitter de la London Fashion Week, qui, bien que terminée depuis plusieurs semaines, anime toujours sa timeline et continue à mettre à l’honneur et à remercier les partenaires, les créateurs, les sponsors, les VIP…

Twitter LondonFashionWeek

        Tweets LondonFashionWeek

Ne laissez donc pas tomber les opérations de communication brutalement sous prétexte que l’évènement est terminé : pensez à conserver un certain nombre de contenus « inédits » que vous pourrez diffuser régulièrement par la suite. Outre les vidéos et photos prises en live, il est aussi possible de fournir des éléments plus qualitatifs et mieux travaillés pour que les futurs visiteurs de vos pages puissent également découvrir votre évènement sous un oeil neuf et soient captivés lors des opérations de communication futures.

Jessica Rolland

Jessica Rolland

Je suis actuellement Social Media Manager dans ma propre agence, SomeDay à Lyon. Je travaille sur les projets social media et relations influenceurs de mes clients (Ville de Lyon, Adecco Training, Terre de Roses...) avec des blogueurs et des community managers sur toute la France. Au-delà de cette approche, j'ai à coeur de rencontrer des personnes toujours plus enrichissantes, qui m'offrent la chance de travailler au sein de projets challengeants, humains et diversifiés. C'est pourquoi je ne suis jamais seule chez SomeDay ; je suis entourée d'une équipe d'experts en communication graphique et digitale, capables de s'adapter à tous types de projets de façon réactive et professionnelle.
Jessica Rolland

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